Professionisti alla prova dell’organizzazione quotidiana: perché a volte (o spesso) siamo in ritardo?

Il ritardo come “stile di vita” genera un danno reputazionale sia nel lavoro che nel privato. Quali sono le cause del “ritardo cronico”, e quali rimedi possiamo mettere in pratica per evitarlo?

Sul ritardo e sui ritardatari nel mondo del lavoro, da sempre, fioriscono leggende metropolitane di grande effetto. Qualunque professionista, tra i propri colleghi o anche tra i clienti, ha a che fare con il classico “ritardatario cronico“, ma di solito si dà per scontato che si tratti di un vizio tutto sommato tollerabile, entro certi limiti. Lo stesso ritardatario, visto il sostanziale spirito di stoica sopportazione – in Italia, all’estero si viene anche licenziati in tronco per questo – da parte di chi lo circonda, se ne fa una ragione, non pensando che questo tratto della sua personalità possa arrecargli un danno di natura reputazionale e sociale, nel lavoro come nella vita privata.

Nessuno, tuttavia, si chiede perché alcune persone sono sempre in ritardo, e se si tratti di una “patologia” o solo di un cattivo costume. Pur non rientrando tra le psicopatologie, come ha spiegato a ‘Le Figaro’ la psicologa francese Alexandra Rivière-Lecart, arrivare sempre in ritardo è una tendenza che rileva un problema comportamentale alimentato da cause di tipo pragmatico (es. sonno profondo e difficoltà di sentire il suono della sveglia) e soprattutto da cause di natura psicologica. Certe persone, infatti, tendono istintivamente ad escludere dalla propria organizzazione quotidiana il calcolo dei tempi di spostamento, come se la distanza dal punto A (partenza) ed il punto B (arrivo) in realtà sia un elemento trascurabile (così come i tempi di ricerca del parcheggio). Altre, invece, accumulano ritardo nel tentativo di ottimizzare i tempi e fare di più: se restano alcuni minuti prima di uscire non si muoveranno prima, ma inizieranno a fare altro, così da sfruttare anche quel momento.

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Poi, c’è anche chi arriva inconsciamente in ritardo per mettere alla prova il fidanzato/a e fare un test empirico del legame amoroso. In ogni caso, a tutti può capitare di arrivare in ritardo, ma alcune persone vivono in una condizione di ritardo come stile di vita, guadagnandosi le proteste di amici e colleghi. Secondo il Wall Street Journal, una delle spiegazioni più comuni di tale difetto del comportamento è l’”errore cronico e sistematico” di pianificazione di gran parte dei ritardatari, in particolare di quelli che hanno una forte tendenza a sottostimare il tempo necessario a portare a termine un compito. Infatti, secondo alcuni studi universitari (Wilfrid Laurier University di Waterloo, Ontario, Canada), in media sottostimiamo il tempo necessario per completare un’azione del 40%.

Ma non è tutto. Sembra che la capacità di arrivare sistematicamente in ritardo abbia addirittura una origine genetica, tanto che alcuni studiosi sostengono che “ritardatari si nasce”. Tutto dipenderebbe, secondo questi studi, da un differente modo di percepire il tempo. In un esperimento condotto presso una università americana – gli statunitensi sono “ossessionati” dalla puntualità – in cui si chiedeva agli intervistati di calcolare mentalmente quando scoccava il minuto di tempo, alcuni – i “geneticamente puntuali” – hanno dato lo stop dopo 58 secondi, altri (i “geneticamente ritardatari”) dopo 77 secondi, e questo è un tratto certamente genetico.

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Come porre rimedio al problema? Innanzitutto, utilizzando una strategia di correzione “per fasi”:
– fase 1) basarsi sul tempo impiegato nello svolgimento di alcune mansioni in esperienze passate,
– fase 2) suddividere l’incombenza in tanti passaggi più piccoli,
– fase 3) sforzarsi di dare maggiore precisione alle stime dei tempi.
Inoltre, ridurre drasticamente il c.d. multitasking. In base a uno studio del 2003  dell’Università di San Diego, coloro che tendono a fare più cose contemporaneamente (attività c.d. policronica) anziché procedere da un impegno all’altro sono più spesso in ritardo, poiché fanno prevalere sulla puntualità l’ingannevole sensazione di essere super efficienti.

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Gli psicologi consigliano, infine, di concedersi piccole ricompense ogni volta che si è portato a termine un lavoro nel tempo previsto, oppure di avere il coraggio di cancellare un appuntamento per arrivare puntuali almeno a quello seguente. Su tutto, eliminare definitivamente l’opzione “verrò VERSO le 16/17 etc”, poiché il vocabolo “verso” indica imprecisione e incertezza, e invita al ritardo sia il professionista che il cliente, distruggendo qualunque strategia correttiva.