Il ritardo come “stile di vita” genera un danno reputazionale sia nel lavoro che nel privato. Quali sono le cause del “ritardo cronico”, e quali rimedi possiamo mettere in pratica per evitarlo?
Sul ritardo e sui ritardatari nel mondo del lavoro, da sempre, fioriscono leggende metropolitane di grande effetto. Qualunque professionista, tra i propri colleghi o anche tra i clienti, ha a che fare con il classico “ritardatario cronico“, ma di solito si dà per scontato che si tratti di un vizio tutto sommato tollerabile, entro certi limiti. Lo stesso ritardatario, visto il sostanziale spirito di stoica sopportazione – in Italia, all’estero si viene anche licenziati in tronco per questo – da parte di chi lo circonda, se ne fa una ragione, non pensando che questo tratto della sua personalità possa arrecargli un danno di natura reputazionale e sociale, nel lavoro come nella vita privata.
Nessuno, tuttavia, si chiede perché alcune persone sono sempre in ritardo, e se si tratti di una “patologia” o solo di un cattivo costume. Pur non rientrando tra le psicopatologie, come ha spiegato a ‘Le Figaro’ la psicologa francese Alexandra Rivière-Lecart, arrivare sempre in ritardo è una tendenza che rileva un problema comportamentale alimentato da cause di tipo pragmatico (es. sonno profondo e difficoltà di sentire il suono della sveglia) e soprattutto da cause di natura psicologica. Certe persone, infatti, tendono istintivamente ad escludere dalla propria organizzazione quotidiana il calcolo dei tempi di spostamento, come se la distanza dal punto A (partenza) ed il punto B (arrivo) in realtà sia un elemento trascurabile (così come i tempi di ricerca del parcheggio). Altre, invece, accumulano ritardo nel tentativo di ottimizzare i tempi e fare di più: se restano alcuni minuti prima di uscire non si muoveranno prima, ma inizieranno a fare altro, così da sfruttare anche quel momento.
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Poi, c’è anche chi arriva inconsciamente in ritardo per mettere alla prova il fidanzato/a e fare un test empirico del legame amoroso. In ogni caso, a tutti può capitare di arrivare in ritardo, ma alcune persone vivono in una condizione di ritardo come stile di vita, guadagnandosi le proteste di amici e colleghi. Secondo il Wall Street Journal, una delle spiegazioni più comuni di tale difetto del comportamento è l’”errore cronico e sistematico” di pianificazione di gran parte dei ritardatari, in particolare di quelli che hanno una forte tendenza a sottostimare il tempo necessario a portare a termine un compito. Infatti, secondo alcuni studi universitari (Wilfrid Laurier University di Waterloo, Ontario, Canada), in media sottostimiamo il tempo necessario per completare un’azione del 40%.
Ma non è tutto. Sembra che la capacità di arrivare sistematicamente in ritardo abbia addirittura una origine genetica, tanto che alcuni studiosi sostengono che “ritardatari si nasce”. Tutto dipenderebbe, secondo questi studi, da un differente modo di percepire il tempo. In un esperimento condotto presso una università americana – gli statunitensi sono “ossessionati” dalla puntualità – in cui si chiedeva agli intervistati di calcolare mentalmente quando scoccava il minuto di tempo, alcuni – i “geneticamente puntuali” – hanno dato lo stop dopo 58 secondi, altri (i “geneticamente ritardatari”) dopo 77 secondi, e questo è un tratto certamente genetico.
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Come porre rimedio al problema? Innanzitutto, utilizzando una strategia di correzione “per fasi”:
– fase 1) basarsi sul tempo impiegato nello svolgimento di alcune mansioni in esperienze passate,
– fase 2) suddividere l’incombenza in tanti passaggi più piccoli,
– fase 3) sforzarsi di dare maggiore precisione alle stime dei tempi.
Inoltre, ridurre drasticamente il c.d. multitasking. In base a uno studio del 2003 dell’Università di San Diego, coloro che tendono a fare più cose contemporaneamente (attività c.d. policronica) anziché procedere da un impegno all’altro sono più spesso in ritardo, poiché fanno prevalere sulla puntualità l’ingannevole sensazione di essere super efficienti.
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Gli psicologi consigliano, infine, di concedersi piccole ricompense ogni volta che si è portato a termine un lavoro nel tempo previsto, oppure di avere il coraggio di cancellare un appuntamento per arrivare puntuali almeno a quello seguente. Su tutto, eliminare definitivamente l’opzione “verrò VERSO le 16/17 etc”, poiché il vocabolo “verso” indica imprecisione e incertezza, e invita al ritardo sia il professionista che il cliente, distruggendo qualunque strategia correttiva.
E così, alla fine del periodo di emergenza pandemica, il bilancio è assolutamente inaspettato: l’adozione dello strumento video per l’organizzazione di seminari, corsi di formazione di breve e lunga durata, riunioni, consigli di amministrazione e persino incontri con clienti è pressoché generale, almeno nella fascia di età 30-55 anni, e con essa anche i professionisti meno inclini alla tecnologia si sono “piegati” alle circostanze al fine di non perdere di vista aggiornamenti importanti e contatti con la categoria. In più, il video ha contribuito a soddisfare, anche in un periodo così buio come quello dell’emergenza, la necessità di “affinare” la propria social-autorevolezza per mezzo di uno strumento che oggi consente di moltiplicare per decine di volte l’efficacia di un semplice post di testo. Per farlo bene, però, è utile osservare delle regole di efficacia e di tecniche strumentali a creare il set e l’audio più efficaci per i social network.
Ma attenzione, un video pubblicato su Facebook e co. è come un granello di sabbia su una spiaggia: solo tra miliardi di post, anche lui è destinato a passare quasi del tutto inosservato, a meno che esso non rientri in una strategia di comunicazione che prevede l’utilizzo di almeno quattro elementi:
4) qualcosa da dire: idee e stile nuovi, evitando di scimmiottare quelli degli altri, soprattutto dei “guru” che affollano la Rete e promettono ricchezza per tutti “grazie ad un trucco del 1970”.
Del resto, quello che conta è la qualità del messaggio, lo stile della comunicazione e il target di riferimento, e non c’è alcun rischio di essere confusi con degli imbonitori. Inoltre, l’uso della tecnologia video da parte dei professionisti non è mai rivolta ad una “vendita”, bensì all’accrescimento della propria reputazione in base alle caratteristiche specifiche personali e di categoria. Dei consulenti finanziari, per esempio, è ben nota la capacità di ascoltare i racconti di vita dei propri clienti, così come i rappresentanti di altre categorie professionali (si pensi agli avvocati o ai commercialisti). Tutti loro sono soliti effettuare il proprio self-marketing in diversi momenti della loro vita, anche non strettamente collegati con quelli dell’attività tipica, ma le moderne tecniche di marketing quasi impongono il ricorso ai video di autopromozione, che implicano nei consulenti la capacità di “saper raccontare”, concentrando concetti e obiettivi di comunicazione in pochi minuti.
Oggi pochi professionisti, in verità, mostrano di saper usare in modo qualitativamente efficace la tecnologia video. Eppure, i video autopromozionali risultano essere un mezzo potentissimo per coloro che adottano abitualmente una strategia basata anche sulle referenze personali (come abbiamo spiegato nella prima puntata). Invece, bravissimi avvocati, commercialisti, consulenti finanziari ed esperti delle più disparate materie, perfettamente in grado di attribuire valore aggiunto agli altri nella vita reale, spesso ne sviliscono l’importanza proponendo nei social (Facebook e Linkedin, soprattutto) video di buon contenuto concettuale ma di scarsa qualità e fruizione, che muoiono rapidamente e rivelano la mancata applicazione di criteri semplici ed efficaci nella realizzazione di un video promozionale; laddove con il termine “promozionale” si intende anche la promozione di un elemento immateriale, come la competenza, strettamente collegato alla propria professione, e non necessariamente un “commercio” di professionalità.
Innanzitutto, un video promozionale ha lunghezza variabile, adatta al messaggio che si vuole diffondere ed ai tempi di visione tipici del Web, quindi non troppo lunghi. Esso può essere limitato ai soli testi scritti o alle sole immagini con sottotitoli, ma è l’abbinamento tra uno speaker e sottotitoli ad avere la maggiore efficacia e capacità virale, soprattutto se assistito da un unico format che rende la comunicazione diretta, immediata e coinvolgente. Infatti, il risultato a cui bisogna tendere nel realizzare un video è quello di aumentare il c.d. engagement, ossia l’interesse immediato che attrae l’utente che scorre la home di Facebook o di LinkedIn (ma anche di Twitter o Instagram). In ogni caso, è fondamentale procedere per gradi, e chiarire con sé 
stessi l’obiettivo per il quale si intende realizzare il video:
(video breve, webinar etc) e il c.d. storytelling. La scelta del tema è la parte più divertente, poiché ha a che fare con gli argomenti sui quali si è più preparati; però non è affatto semplice, dal momento che la scelta di un tema poco interessante (ad es. molto “battuto” da altri colleghi) rischia di banalizzare i contenuti. Il target di riferimento, poi, deve essere ben conosciuto dal professionista, il quale con la sua produzione video mostrerà di comprendere bene le sue esigenze e di saper anticipare le risposte alle domande che genericamente esso si pone prima di acquistare sul mercato i servizi professionali a cui si fa riferimento, implicitamente o esplicitamente, nel video.
La conoscenza del target, inoltre, aiuta a comprendere quale tipo di formato è più adatto al video, la sua lunghezza, la misura ed il taglio (preferibilmente una web series, per tenere costante l’attenzione sui temi per i quali si vuole ottenere una posizione di leadership). Il c.d. storytelling suona come “narrazione di un racconto” (il termine è composto da due vocaboli inglesi, “story” e “telling”). Qualunque professionista, nel concepire il contenuto del proprio video, dovrà partire dall’approccio di dover raccontare qualcosa, e non di mettere a video una lectio magistralis che annoia i più ed è destinata ai pochi tecnici del settore. La narrazione, infatti, serve a comunicare pensieri ed emozioni, tali da creare immedesimazione nello spettatore e far comprendere l’utilità del messaggio tecnico contenuto nel video. Lo storytelling, per risultare efficace, deve essere chiaro, semplice, diretto e coinvolgente. Non auto-referenziale né, peggio ancora, auto-celebrativo, ma sulla stessa lunghezza d’onda dell’utente, il quale potrebbe essere anche un sempliciotto, per nulla avvezzo ad argomenti tecnici che, se vengono spiegati mediante un racconto – esattamente come si fa con i bambini! – risulteranno comprensibili. 
